Zašto je mejl neefikasan alat u projektnom menadžmentu?

Uprkos uvreženom mišljenju da je mejl neefikasan alat, on opstaje kao jedno od najčešće korišćenih sredstava komunikacije kod upravljanja kompleksnim projektima. Moramo imati u vidu sistemsku ulogu komunikacije u vođenju projekta ka željenom uspehu. Mnogi projektni menadžeri greše pretpostavljajući da će poruka, ako je poslata, biti efektivno primljena. Nažalost, ovo nije uvek slučaj i pravilo „poslat mejl = primljena poruka“ ne treba uzimati zdravo za gotovo.

Važnost komunikacije u projektnom menadžmentu

Nema potrebe naglašavati uticaj komunikacije na uspeh ili neuspeh bilo kog projekta. Dobro je poznato da efektivna komunikacija može biti zahtevan zadatak, posebno kada projekat uključuje ljude različitih veština, nivoa autoriteta, odgovornosti, i iskustva.

Komunikacija može biti još veći izazov kada ljudi koji rade na projektu potiču iz različitih kompanija koje imaju različit način rada. Eksperti komunikaciju vide efektivnom kada dostavljena poruka primaocu prenosi isto značenje i važnost koju je pošiljaoc imao na umu i kada na osnovu te poruke primalac preduzme željene akcije.

Problemi sa korišćenjem mejla kao primarnog kanala komunikacije

Obično pravimo grešku i koristimo mejl kao primarni kanal komunikacije čime dolazi do češće pojave nesporazuma. Koristeći mejl kao primarni kanal komunikacije mi imamo par pretpostavki:

  • Poruka je savršeno primljena od strane primaoca
  • Primaoc je pročitao poruku pre isteka roka
  • Slanje mejla je dovoljno da podstakne primaoca da da željeni odgovor tj. preduzme željenu akciju
  • Primalac prihvata zadatak i ispuniće ga u zadatom roku i troškovima

Email communicationKada bi se ispostavilo da je samo jedna od ovih pretpostavki netačna moglo bu da dođe do problema na celom projektu. Član tima koji ne razume zadatak ili nije u mogućnosti da reaguje na mejl na vreme može da kreira zastoj ili čak krizu pri čemu ta osoba ne bi bila kriva. Preterano korišćenje mejla umesto direktne komunikacije kao što je telefon, čet, video konferencija, razgovor licem u lice itd., vodi ka kritičnim problemima u komunikaciji.

Mnogo stvari može da pođe po zlu uključujući svršetak posla, prekoračenje roka, omaške u raspodeli zadataka, interni konflikti usled nerazumevanja dodeljenih zadataka itd.

Zašto onda ljudi još uvek smatraju mejl zgodnim izborom i na koje načine on može da stvori previde u projektnoj komunikaciji?

Zašto je mejl još uvek smatran pogodnim izborom?

  • Mejl je gotovo besplatan u odnosu na ostale komunikacione kanale kao što su video konferencija, telefon ili putovanje.
  • Lagan je za korišćenje i većina radne populacije zna kako da koristi njegove funkcije.
  • Mejl možete brzo i lako napisati; nekad imate osčaj da je jednostavnije komunicirati sa više ljudi jednim mejlom nego ganjati ih kako biste imali lice u lice razgovor sa svakim pojedinačno.
  • Mejl može da se koristi da se izbegne jedan na jedan razgovor u slučajevima kada pošiljaoc želi da razgovara o nečemu negativnom ili neprijatnom. To je dobar način da se izbegne neugodna situacija gde bi primaoc moga da iskaže svoj bes i frustraciju.
  • Transfer odgovornosti sa pošiljaoca na primaoca. Na primer, dodeliti zadatak nekom drugom bez ulaska u sukob sa tom osobom i pretpostaviti da je na njima da obave taj zadatak na zadovoljavajući način koji zadovoljava očekivanja.

Problemi sa email komunikacijom

Uprkos tome što je brza i jednostavna, komunikacija mejlom nosi brojne nedostatke i može izazvati ozbiljne probleme. Projektni menadžeri moraju razmotriti sledeće nedostatke pre nego se odluče za komuniikaciju mejlom:

Bezličan kanal komunikacije: Mejlom se uspostavlja površan odnos što može otežati izražavanje željene namere primaocu poruke, osim ako sa njim već nije uspostavljen snažan emotivni i profesionalni odnos. Takođe, mejl nije najpodesniji kanal kada je potrebno da se naglasi važnost i ozbiljnost određenih projektnih zadataka. Usled ovih izazova, kada komunicirate sa nekim koga ne poznajete ili ne poznajete dovoljno dobro, trebalo bi da izbegavate mejl. Takođe, ako želite da diskutujete o važnoj temi koja je iz određenog razloga osetljiva, elektronska pošta nije najefetiviniji medijum.

Neusaglašeni medijum: Projektni menadžeri, tim lideri i ostali zaposleni na senior pozicijama nemaju moć nad vremenom odgovora na mejlove koje šalju. Na projektima koji su osetljivi na vreme gde je brz odgovor neophodan, komunikacija mejlom može da izazove ozbiljne probleme u pogledu rasporeda vremena u smislu datuma prijema, sadržaja, nedostajućih detalja itd… Osim toga, mejl nije naročito efektivan kada želite da „pogurate“ primaoca kako biste dobili željeni odgovor, odnosno akciju.

Problemi u vezi sa kontekstom: Kod imejla je jako lako skrenuti sa željenog toka razgovora. U puno slučajeva, primalac prosleđuje mejl drugoj osobi koja je nesposobna da razume kontekst i ozbiljnost tog mejla. Takve situacije vode ka neželjenim konfliktima i komplikacijama u projektnom menadžmentu,

Communication toolsNekonzistentan kanal: Mejl je nekonzistentan kanal za deljenje, posebno kada se dele kritični dokumenti među članovima projektnog tima. Ljudi mogu lako da dele ili prosleđuju zastarela ili pogrešna dokumenta sa netačnim ili zastarelim instrukcijama; ovakve situacije mogu lako dovesti do nepotrebnih grešaka ili zastoja. Zbog toga smatram da uloga mejla treba da bude ograničena na deljenje vesti i da bi trebalo razmotriti uključivanje alata za saradnju kao što je Sharepoint, Onedrive, Google Drive, Dropbox itd., ili uvesti sisteme za upravljanje dokumentima. Ovakvi alati pružaju jasnoću u odnosu na deljena dokumenta i služe kao pouzdana referentna tačka pristupa svim tipovima i verzijama deljenih fajlova. Takođe, ovim pružate kontrolisani pristup dokumentu garantujući sigurnost informacija.

Nedostatak kontrole: Da li je primalac primio mejl? Da li je mejl shvaćen? Da li postoji odgovor? Ako je odgovor poslat klikom na Odgovori (Reply) umesto Odgovori svima (Reply All) da li odgovor treba da bude prosleđen? Multiplikujte ovo svakim primaocem sa liste! Naravno, ne tvrdim da bi trebalo da prestanemo da koristimo mejlove. Oni i dalje mogu biti korisni za održavanje toka komunikacije, dostavljanje vesti, povremenih objava i slanje motivacionih poruka. Mada, moramo biti oprezni jer, kao što smo ustanovili, mejl nije efikasan alat za dodelu kritičnih projektnih zadataka i kontrolu istih. Za ovo, mnogo bolji izbor su kolaborativni alati.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *