Gantogram: Neophodnost za uspešan projektni menadžment

Nije svaki projekat uspešan, iz mnoštva različitih razloga. Na primer, projekat koji je trebalo da dostavi određena dobra u toku određenog vremenskog perioda nije uspeo da se ukopi u srednjeročne rokove. Krajnji uspeh projekta zavisi od mnogih kriterijuma kao što je efikasnost, vreme, troškovi i mnogih drugih merljivih i nemerljivih faktora. Ispuniti ih sve može učiniti vođenje projekta pravim izazovom.

Upravo zbog toga nam je potreban alat koji osigurava da se projekatom upravlja na pravi način, da se rokovi poštuju, budžet ne probija i da se resursima adekvatno upravlja.

Gantogram se smatra jednim od najboljih alata za upravljanje projkektima. On se danas aktivno koristi se u projektnom menadžmentu i prilično je jednostavan za upotrebu. Na njemu je predstavljena lista aktivnosti koje moraju biti izvršene u toku životnog ciklusa projekta. Dužina i pozicija svake crte na dijagramu pokazuje datum početka, dužinu trajanja i završetak aktivnosti.

Hajde sada da zagrebemo malo dublje i da otkrijemo čemu još gantogram služi!

Šta gantogram prati

Gantogram prati mnoštvo aktivnosti, kada svaka od njih počinje, koliko dugo traje i u kojoj meri se preklapaju. Upravljanje projektima postaje jednostavno jer se dobija jasan pregled šta treba da se odradi i kada.

Gantogrami su interaktivni dijagrami. Oni pomažu projektnim menadžerima i timovima da vremenski isplaniraju projekat uz pružanje grfičkog prikaza lakog za razumevanje. Ilustrovanje i vizuelizacija svakog koraka postaje lako, tako da se zadaci mogu povezati zavisnim vezama i napredak projekta može da se prati kako bi se ispoštovao zahtevani rok.

Standarne funkcije gantograma uključuju vremensku liniju, strelice ili linije koje ilistruju zavisnost između zadataka, važnije ciljeve, stubići koji pokazuju punu dužinu trajanja svakog zadatka i linija koja pokazuje tekući datum u vremenskom rasporedu projekta. Boje se koriste da pokažu koji zadaci se izvršavaju na vreme, koji su završeni, a koji kasne.

Gantogram kroz istoriju

Gantogram je dobio ime po američkom inžinjeru i poslovnom konsultantu, Henriju Gantu. Ipak, on nije bio originalni tvorac gantograma, već Karol Adamiecki, poljski inžinjer koji se zainteresovao za upravljanje i napravio korisni alat za upravljanje sredinom devedesetih godina 19.-og veka. Henri Gant je napravio svoju verziju ovog dijagrama početkom 20.-og veka. U to vreme gantogram je izrađivan ručno, pa je ažuriranje dijagrama i obuhvatanje svih promena bilo poprilično naporno. Danas postoje softveri koji su poboljšali upotrebu gantograma čineći ažuriranje jednostavnim.

Važnost gantograma u projektnom menadžmentu

Projektni menadžment iziskuje rukovanje resursima, ljudima i vremenom, efektivno i efikasno. Uspešan projektni menadžment se svodi na završavanje projekta na vreme uz ostvarivanje željenog kvaliteta ali i rezanje troškova.

Formulisanje projektnog plana, specifikacija zadataka i kako će projektni ciljevi biti ispunjeni i budžetirani, kao i vremenski raspored aktivnosti implementacije i svršetka, mogu biti olakšani gantogramom.

Gantogram može otključati vrata uspeha za vaš biznis

Gantogram je specijalizovan dijagram koji pruža grafički prikaz i raspored zadataka da prikaže radne elemente projkekta. Kombinacija sižea projekta i krajnjih elemenata formiraju osnovu za donošenje informisanih poslovnih odluka. Za vlasnike malih i srednjih preduzeća, gantogram može značajno da pomogne u facilitaciji projektnog menadžmenta.

Evo par razloga zbog kojih je gantogram bitan za projektne menadžere:

  • Gantogram drži vlasnike u toku: Gantogram drži korisnike u toku i pruža vizuelni raspored vremena za otpočinjanje i završetak zadatka. Vizuelni pregled prekretnica i ključnih datuma je koristan u proceni zadataka baziranih na vremenu i rezultata na nedeljnom, mesečnom, godišnjem ili čak dnevnom nivou.
  • Vlasnici i stejkohlderi su na istoj strani: Vizuelna struktura posla pomaže da kompleksni zadaci budu jasniji i uključuje stejkholdere u koordiniranim naporima tokom vođenja projekta.
  • Projekat postaje lakši za razumevanje: Grafički prikazi pojašnjavaju kako su zadaci međusobno povezani i kako završavanje svakog od njih doprinosi ostvarenju određenog cilja. Ovo optimizira tok rada, maksimizira produktivnost i osigurava sveukupni uspeh projekta.
  • Efikasna alokacija resursa: Korišćenje gantograma u upravljanju projektom omogućava da odmerite koji resursi treba da budu anticipirani, alocirani ili deljeni kako bi se maksimizirala upotreba resursa. Pomno praćenje dijagrama pomaže i u praćenju budžeta.
  • Ispunjavanje srednjeročnih strateških ciljeva: Cilj malih i srednjih biznisa jeste da se prošire, i gantogram može da bude od koristi u dostizanju dugoročnih ciljeva projektnim menadžmentom. Usredsređivanje na ono što treba da se odradi postaje lakše – a to je važno za rastući biznis. Ako se koristi gantogram, projekti mogu lako da dostignu svoje ciljeve u kontekstu takvih biznisa.
  • Vizuelno prikazivanuje koje uspeva: Gantogrami su vizuelni i omogućavaju da se na sjajan način razumeju različiti elementi poslovnih procesa, povezujući ideje koje su kritične za uspešan projektni menadžment.
  • Prvenstvo i prioriteti postaju jasniji: Gantogrami predstavljaju prvenstvo i odnose zavisnosti između zadataka unutar projekta. Zbirni elementi i krajnje zavisnosti postaju jasnije i možete ubaciti u dijagram radne sate, zadatak i ko će ga izvršiti.

Glavni argument protiv gantograma su alati. Pre samo par godina, većina alata je bila jako skupa. Danas, možete naći par tih alata besplatno ili koristiti šablone u Excel-u koje služe istoj svrsi.

Ja lično smatram gantogram najkorisnijim u malim i srednjim projektima dok za kompleksnije projekte preferiram da najpre uradim hijerarhijski plan rezultata (Work Breakdown Structure) a onda isplaniram manji zadatak koristeći gantogram. Sve u svemu, gantogram je idealna alatka koju ne smete propustiti! Ako vam je vaš biznis važan, morate biti jasni kako definišete uspeh njegovih projekata.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *