Un esempio di Project Management: Il Signore degli Anelli

Recentemente mi è stato chiesto di introdurre un gruppo di neodiplomati al project management. Il modo migliore per spiegare la gestione dei progetti non è attraverso le metodologie, i modelli o le fasi di progetto, ma presentando un caso pratico.

Dovendo spiegare a dei giovani senza esperienza lavorativa come funzionano le cose sul campo , il problema principale non è quello di spiegare che cos’è il Project Management, ma quello di catturare la loro attenzione e, perché no, farli appassionare alle varie fasi di un progetto.

In queste situazioni è buona norma non parlare mai di clienti, colleghi o in generale casi reali. Parte della reputazione professionale sta nella capacità di proteggere la privacy degli altri. Questo, naturalmente, può essere limitante quando si sta cercando di condividere le proprie conoscenze con gli altri. D’altro canto, proporre modelli teorici sarebbe risultato troppo sterile e noioso. Ho iniziato, quindi, a cercare un’idea che fosse allo stesso tempo esemplificativa e divertente, così da catturare l’attenzione del mio giovane pubblico, ed ecco l’esempio di management perfetto: Il Signore degli Anelli.

In realtà è risultato meno folle e nerd di quanto potesse sembrare. Libri e film sono pieni di situazioni reali che i project managers affrontano ogni giorno. Prendiamo, per esempio, Gandalf. Se si analizza il suo comportamento più da vicino, ci rendiamo conto che , di fatto, è lui che gestisce il gruppo come farebbe una figura manageriale: è presente quando si verificano difficoltà, assegna incarichi e procura le risorse di cui la squadra ha bisogno. In tutto il libro, proprio come nelle situazioni di lavoro reali, l’intraprendenza personale e l’iniziativa sono più utili se utilizzate al momento giusto e con un obiettivo comune, mentre, azioni senza senso ed individualiste tendono a generare problemi per tutto il gruppo.

Questo approccio “out of the box”, è tutto fuorché perfetto , prevede, infatti, che il pubblico abbia familiarità con la storia per poter visualizzare la situazione . Ma, bisogna ammetterlo, elfi e maghi sono molto più divertenti di sviluppatori di software e di impiegati.

Senza ulteriori indugi permettetemi, quindi, di presentare le principali fasi del progetto denominato “Recapitare l’Anello del Potere al Monte Fato”.

Riunione del consiglio (di Amministrazione)

Il progetto inizia con una riunione del consiglio (nel nostro caso, il Consiglio di Elrond) in cui le parti interessate sono riunite per decidere se il progetto sarà autorizzato e quali saranno la portata e i benefici attesi da esso.

In questo incontro viene creato il team di progetto e vengono definiti i team leader e il Project Manager. La coordinazione del progetto spetta a Gandalf, che considereremo quindi il Project Manager, Frodo e Aragorn sono designati come i capogruppo della Compagnia dell’Anello. I membri del team sono stati scelti per le loro competenze e il loro contributo in termini di lavoro di squadra e, come in ogni progetto vero e proprio, qualcuno è stato coinvolto senza che se ne capisca la ragione.

Pianificazione

Subito dopo il Kick-off, passiamo alla fase di progettazione. I membri della Compagnia hanno deciso e concordato il modo migliore per raggiungere Mordor. In questo caso Gandalf commette un grave errore dal punto di vista della gestione progetto: il suo project plan non era stato chiaramente definito e questo lo obbligherà a subire continui cambiamenti. In seguito ne pagherà lo scotto. Queste continue alterazioni lo porteranno a dover gestire un’importante crisi nelle Miniere di Moria mettendo in grave pericolo l’intera squadra.

Cambiare l’approccio al progetto può minare la fiducia all’interno della squadra e generare conflitti, poiché, ognuno cercherà di portare avanti il proprio approccio . Senza contare, poi, che le migliori decisioni vengono prese a mente fredda e non sotto stress.

Il lato positivo é che ogni decisione viene presa solo dopo aver consultato tutti i membri della squadra e in accordo con i team leader. E’ altresì chiaro che è il capo progetto a prendere le decisioni finali assumendosene tutta la responsabilità.

Gestione delle crisi

Il gruppo deve affrontare diverse situazioni di crisi. La quotidianità viene gestita in modo indipendente dai team leader. In assenza di Gandalf, Frodo decide di portare avanti l’attività principale del progetto con una piccola squadra, più agile, mentre Aragorn porta avanti le atre attività di supporto. Entrambi i team leader sono quindi autonomi nella gestione dei loro incarichi e nel prendere decisioni.

D’altra parte, decisioni che richiedono un maggiore livello di competenze e/o responsabilità, come richiedere assistenza esterna (dal momento che le risorse disponibili non erano sufficienti a Fosso di Helm, Gandalf si è rivolto ad un fornitore esterno: Gli Ent), prendere decisioni manageriali (Gandalf incontra Re Theoden per ricordargli del precedente accordo che impegna Rohan ad intervenire nei momenti di bisogno) o svolgere negoziati (il Balrog di Moria), sono direttamente gestite dal Project manager.

Presenza

Il lavoro di squadra permette al Project Manager di assentarsi durante alcune fasi del progetto. Ma quando entrambi i Team Leader sono oberati, il Project Manager si farà carico di una parte del lavoro di gestione del gruppo. Per esempio quando Gandalf porta Pipino a Gondor.

In altre situazioni, fa un passo indietro lasciando la squadra libera di prendere decisioni, di svolgere lavoro che da esse deriva e di gioire del successo finale.

Rendicontazione

Questa è la parte in cui Gandalf trascura il suo ruolo di Project Manager! E’ Frodo, infatti, a scrivere il rendiconto finale del lavoro svolto (Libro Rosso dei Confini Occidentali). Notiamo che la stessa cosa accade con il progetto da lui gestito in precedenza: Lo Hobbit.

Le relazioni finali di un progetto e la documentazione ad esso legata rientrano nei compiti fondamentali del Project Manager, in quanto questi è l’unico ad avere la visione globale sul progetto ed è, quindi, in grado di evidenziare gli aspetti principali (evitando, per esempio, lunghe disquisizioni su l’erba pipa ).

Fine Progetto

Alla fine della storia, possiamo vedere Gandalf intraprendere quello che possiamo considerare un end-of-the-project meeting (riunione di fine progetto) con le parti interessate, tra cui l’ex leader della squadra Aragorn che, nel frattempo, è stato promosso. Situazione, questa, abbastanza comune durante la gestione di progetti importanti e di lunga durata.

Come ogni responsabile di progetto, Gandalf ha commesso degli errori e ha avuto dei dubbi, ma ha sempre cercato di andare avanti, non permettendo al progetto di arenarsi o subire grandi ritardi. Ha sempre pianificato prima di agire, ma non ha mai esitato a prendere decisioni rapidequando si è verificato un imprevisto.

Ricordate: Per quanto possiate diventare un buon capo progetto, non sarete mai in grado di evocare le Aquile o colpire un fornitore per risolvere una situazione critica, ma facendo affidamento al vostro duro lavoro e alle vostre competenze porterete a buon fine ogni progetto. È così che si fa la magia nel mondo reale.

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